大数据时代事业单位档案管理的三个路径

中国金融信息网2019年08月21日20:58分类:社会文化

在大数据背景下,事业单位档案管理工作面临着诸多的机遇与挑战。诸多优秀的档案资料以互联网与计算机技术为载体被推广与应用,更大程度发挥出档案资料的实际价值。充分利用好大数据技术,提高档案资料的管理效率有以下三条路径。

一、优化档案管理制度

在社会发展进程中,事业单位扮演着十分重要的角色,其是现代化建设进程中的关键组织,且政府部门也针对档案管理工作提出相关的法律规定。在大数据背景下,档案管理模式发生了极其明显的变化,促使档案利用价值也不断提高,档案管理效率也大大提高,然而却也出现了诸多的问题。因此,事业单位需要根据自身的具体发展实况来加大法律政策执行力度,可防止出现违规操作行为与安全事故,从而制定出更为科学的档案管理制度。同时,档案管理制度应不断完善各项规程,特别是对大数据背景下可能出现的档案信息化管理问题,一旦出现档案信息化管理不科学,特别是档案资料丢失、混乱、人为损坏等,则需要对管理人员进行惩处,严格规范档案管理人员的行为,进而提高档案管理水平。此外,需要将档案管理绩效考核渗透到管理制度中,全面考查档案管理人员的工作行为、素质以及业绩表现,将员工的计效与工资相挂钩,利用工资来牵制与管理员工,能大大调动员工的工作积极性,是提高档案管理效率的一种有效方式。

二、完善档案管理的信息化建设

对于事业单位而言,档案管理人员要结合自身实际情况来制定档案信息化管理方案。在大数据背景下,尽管档案管理信息化是未来的发展趋势,但是,事业单位也不能盲目的跟风和效仿,而是需要根据事业单位档案管理现状来制定科学的管理模式,还要设立阶段性的目标与远期目标,进而保证档案管理人员能够做到有制可依、有章可循。为更好的服务于档案信息化建设,事业单位应建立更为完善的信息化服务系统,完善与优化软硬件系统,提高数字化系统的信息搜集、处理效率,可大大降低档案信息化系统的运行风险,从而保护档案信息的安全。以财务档案为例,每个部门都会向财务系统提交相关的财务信息,其也成为该年度或季度档案中的数据分支。若想确保档案数据的精准性与科学性,软件会自动复制此档案,然后这些数据复制到档案管理系统之中,还会对档案进行科学的标号,还会设置好关键词,把后续相似的档案汇总到同一个档案体系内,以便实现对档案库内档案资料的科学化管理。而硬件则是各类办公电脑与档案信息化设备,为提高系统的执行力与工作效率,事业单位可以不断的完善与优化控制中枢,对工作站、新型存储系统与虚拟服务器等进行不断的升级,还要做好线缆的精准化配置,在硬件设备运行过程中,事业单位可通过各类线缆来把档案数据传输到服务器与存储设备之中,形成了一个完整的档案管理框架。

三、做好信息化系统的安全防护

为保证事业单位档案信息的安全性,事业单位还要重视对信息化系统的安全防护,提出完善的安全管理方案,引进最为先进的安全防护技术,成立专业化的安全防护团队,是提高信息安全的重要保障。具体来讲,计算机维护人员要确保计算机系统的安全等级,由技术角度出发,做好安全风险预防工作,强调硬件保护和软件预防相互结合的管理模式,从而做好相关的安全防护措施。当前,为了维护计算机网络的安全性,最为常见的安全防护措施是防火墙技术,其会在档案管理系统内部局域网和外部网络间形成防护墙,既可防治黑客、病毒侵入到系统内部,还能避免档案信息泄露。另外,档案管理人员还要学习使用各类安全保密技术,对重要的档案资料要进行加密处理,可采取数字签名、人脸识别、指纹识别或数字证书等方式,能更大程度上保证档案资料的安全性与完整度。(作者:薛中丽 钟祥市招商服务中心)

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